Le paiement du loyer peut être effectué de différentes manières : virement bancaire, chèque, espèces ou encore prélèvement automatique.
Ces moyens de paiement n'offrent cependant pas tous les mêmes garanties. Certains permettent de constater très facilement la date et le montant d'un règlement, tandis que d'autres peuvent présenter un risque de rejet ou de remboursement après avoir été crédités sur le compte du propriétaire.
1. Le propriétaire peut-il imposer un moyen de paiement ?
Le bail peut prévoir les modalités habituelles de règlement du loyer. Le propriétaire peut notamment communiquer au locataire un IBAN afin qu'il effectue ses règlements par virement.
Certaines pratiques sont toutefois expressément interdites. En particulier, le bail ne peut pas imposer au locataire le prélèvement automatique comme mode de paiement. Une clause imposant l'ordre de prélèvement automatique du loyer est réputée non écrite par la loi du 6 juillet 1989.
Le prélèvement peut donc être utilisé lorsque le locataire l'accepte, mais il ne peut pas lui être imposé par une clause du bail.
2. Le virement bancaire
Le virement est généralement l'un des moyens les plus simples pour régler un loyer.
Le locataire donne lui-même l'ordre à sa banque de transférer la somme vers le compte du propriétaire. Il peut effectuer cette opération chaque mois ou mettre en place un virement permanent.
Ce mode de règlement présente également un avantage important en matière de traçabilité : la date, le montant et le compte destinataire apparaissent dans les opérations bancaires.
Il est conseillé au locataire d'utiliser un libellé suffisamment explicite, par exemple : « Loyer septembre 2026 – Dupont ».
Cette précaution peut être particulièrement utile lorsqu'un propriétaire gère plusieurs logements ou lorsqu'il existe plusieurs dettes entre les mêmes parties.
3. Le paiement par chèque
Le chèque présente une particularité importante : le fait que la somme apparaisse sur le compte du propriétaire ne signifie pas nécessairement que le paiement est définitivement acquis.
Lorsqu'un propriétaire dépose un chèque, sa banque peut créditer son compte avant que toutes les opérations nécessaires à son encaissement soient définitivement terminées.
Si le chèque est ensuite rejeté, notamment en raison d'une absence ou d'une insuffisance de provision sur le compte du locataire, la banque peut contre-passer l'opération. La somme précédemment créditée est alors retirée du compte du propriétaire.
C'est pourquoi un propriétaire peut souhaiter conserver un délai de prudence avant de considérer le règlement comme suffisamment sécurisé.
À titre pratique, une période d'environ trois semaines, soit approximativement quinze jours ouvrés, donne un ordre de grandeur raisonnable. Il ne s'agit toutefois pas d'un délai légal garantissant qu'un chèque ne pourra plus être rejeté. Les délais de traitement et les circonstances d'un éventuel rejet peuvent varier.
Cette particularité mérite notamment d'être prise en compte avant la délivrance d'une quittance attestant que l'échéance a été intégralement acquittée.
4. Le paiement en espèces
Le paiement en espèces reste possible dans certaines situations, sous réserve notamment des règles applicables aux paiements en numéraire et des éventuels plafonds légaux.
Ces plafonds ne doivent pas être appliqués indistinctement à toutes les locations : les règles peuvent notamment différer selon la qualité des personnes concernées et le caractère professionnel ou non de l'opération.
Le paiement en espèces présente surtout une difficulté pratique : contrairement au virement, il ne laisse pas automatiquement de trace bancaire permettant au locataire de démontrer qu'il a remis la somme au propriétaire.
Il est donc particulièrement important de conserver une preuve du règlement. Lorsqu'un paiement en espèces est effectué, propriétaire et locataire ont tout intérêt à ce que sa date, son montant et l'échéance concernée puissent être clairement établis.
5. Le prélèvement automatique
Le prélèvement automatique est pratique : le montant est prélevé sur le compte du locataire puis crédité sur celui du propriétaire.
Mais contrairement à une idée assez répandue, un prélèvement effectué n'est pas nécessairement irréversible.
Pour un prélèvement SEPA autorisé, le titulaire du compte dispose, dans les conditions prévues par le Code monétaire et financier, d'un droit au remboursement pendant huit semaines à compter du débit.
Lorsqu'une opération n'était pas autorisée, le délai de contestation peut aller jusqu'à treize mois après le débit, sous réserve des conditions légales applicables.
6. Faut-il attendre huit semaines avant d'établir une quittance après un prélèvement ?
Ce serait généralement excessif.
Le délai de huit semaines correspond à un mécanisme propre aux opérations de paiement. Il ne signifie pas qu'un propriétaire doive systématiquement attendre deux mois avant de constater le règlement d'une échéance.
En revanche, conserver la trace du mode de règlement utilisé peut devenir particulièrement utile si l'opération bancaire est ultérieurement remise en cause.
7. Tous les moyens de paiement ne présentent pas les mêmes garanties
Un virement, un chèque, un paiement en espèces et un prélèvement peuvent permettre de régler un loyer, mais ils ne présentent pas les mêmes caractéristiques.
Le virement offre une traçabilité bancaire particulièrement simple. Le chèque peut apparaître crédité avant d'être finalement rejeté. Les espèces nécessitent une attention particulière à la preuve de leur remise. Le prélèvement peut, quant à lui, faire l'objet d'un remboursement ou d'une contestation dans les conditions prévues par la réglementation bancaire.
Dans tous les cas, conserver une trace claire de la date, du montant, du moyen de règlement et de l'échéance concernée contribue à protéger aussi bien le locataire que le propriétaire.
8. Comment IFRELO vous accompagne
IFRELO permet au propriétaire d'indiquer les moyens de règlement qu'il accepte habituellement : virement, chèque, espèces ou prélèvement.
Lorsqu'un règlement est enregistré, son mode de paiement est conservé afin d'assurer sa traçabilité et peut apparaître dans le détail du règlement associé à la quittance.
Pour les règlements par chèque, IFRELO applique également un délai de sécurité avant d'autoriser l'édition de la quittance. Ce délai est fixé par défaut à 21 jours calendaires, soit environ quinze jours ouvrés, et peut être modifié par le propriétaire dans ses paramètres. Il constitue une mesure de prudence et non une garantie bancaire contre un rejet ultérieur.
IFRELO distingue ainsi l'enregistrement d'un règlement de certaines conséquences qui peuvent dépendre de la nature du moyen de paiement utilisé.