Déménager et vider le logement ne suffit pas à prouver sa restitution. La remise des clés au bailleur ou à son représentant doit être organisée et documentée.
La date de cette remise a notamment des conséquences sur le délai de restitution du dépôt de garantie. Elle ne coïncide pas nécessairement avec la fin du préavis.
1. À qui et comment remettre les clés ?
Les clés doivent être remises au bailleur ou à son mandataire habilité, par exemple l’agence chargée de la gestion.
La remise peut être effectuée en main propre ou par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. En main propre, demandez un reçu daté et signé ; la remise peut aussi être attestée dans l’état des lieux de sortie.
En cas d’envoi recommandé, utilisez un emballage adapté et conservez la copie du courrier d’accompagnement, l’inventaire des accès envoyés ainsi que les preuves d’envoi et de réception. Ne confondez pas la date d’expédition avec la preuve de remise au destinataire.
2. Restituer tous les moyens d’accès
Faites l’inventaire des accès au logement et à ses annexes :
- clés du logement et tous leurs doubles ;
- clés de boîte aux lettres, cave, garage ou dépendance ;
- badges d’entrée et cartes d’accès ;
- télécommandes de portail ou de porte de garage.
Pensez aux doubles confiés à un proche. Après la restitution, ne conservez aucun exemplaire permettant d’accéder aux lieux.
3. Conserver une preuve claire de la remise
Le reçu ou le document de sortie doit permettre d’identifier :
- l’adresse du logement ;
- la date de remise ;
- l’identité du locataire et de la personne qui reçoit les accès ;
- la liste et le nombre des clés, badges et télécommandes remis ;
- les éventuels éléments manquants ;
- les signatures des personnes présentes.
Chaque partie conserve un exemplaire. Communiquez également au bailleur votre nouvelle adresse pour les échanges et la restitution du dépôt de garantie.
4. Ne pas confondre remise des clés, état des lieux et fin du préavis
Ces événements peuvent avoir lieu le même jour, mais ce n’est pas toujours le cas.
Un désaccord sur l’état des lieux ne doit pas être confondu avec la restitution des accès. Si nécessaire, établissez un reçu de remise des clés distinct, sans présenter cette remise comme un accord sur les défauts du logement ou les sommes à payer.
La date de remise des clés constitue notamment le point de départ du délai légal de restitution du dépôt de garantie, sous réserve des retenues justifiées et des règles applicables.
Pour les conséquences financières, consultez « Loyer pendant le préavis ». Le calcul des dates est expliqué dans « Calcul de la date de fin ».
5. Si le bailleur est absent ou refuse les clés
Anticipez le rendez-vous et confirmez-le par écrit. Si le bailleur ne peut pas être présent, demandez qui est habilité à recevoir les clés ou convenez d’une autre modalité documentée.
En cas d’absence ou de refus, conservez les échanges et les éléments établissant votre proposition de restitution. Ne vous contentez pas d’abandonner les clés sans preuve.
Une lettre recommandée avec avis de réception peut permettre de restituer les clés. Si le destinataire refuse l’envoi, ne le retire pas ou si la situation reste litigieuse, sollicitez rapidement un commissaire de justice ou un conseil juridique pour sécuriser les démarches et la preuve du refus.
Le refus du bailleur de recevoir les clés peut être pris en compte pour apprécier la date de restitution et les sommes réclamées. Il ne faut donc pas assimiler automatiquement ce refus à un maintien volontaire du locataire dans les lieux.