Lorsque le locataire verse chaque mois une somme pour les charges, cette somme ne correspond pas nécessairement au montant définitif des dépenses.
Dans le régime des provisions sur charges, il s'agit d'avances versées au cours de l'année. Une fois les dépenses réellement supportées connues, le propriétaire doit comparer les charges récupérables imputables au locataire avec les provisions qui lui ont été demandées.
C'est la régularisation des charges.
Elle peut conduire le locataire à devoir un complément, mais aussi obliger le propriétaire à lui restituer un trop-perçu.
Une provision n'est donc ni un forfait, ni une estimation qui deviendrait définitive parce qu'elle a été inscrite dans le bail.
1. Une provision n'est pas la charge définitive
Lorsque le bail prévoit le paiement de provisions sur charges, le locataire verse périodiquement une avance destinée à couvrir les dépenses récupérables.
Le montant d'une provision ne devrait donc pas être choisi arbitrairement.
Lorsqu'un historique existe, les dépenses réellement constatées précédemment constituent au contraire une indication particulièrement utile pour fixer une provision réaliste.
2. La régularisation compare les provisions aux charges réelles
Le principe du calcul est simple :
Mais la régularisation peut tout aussi bien être favorable au locataire.
La régularisation fonctionne ainsi dans les deux sens.
3. Il faut également déterminer la part réellement imputable au locataire
Dans un immeuble comprenant plusieurs logements, connaître le montant total d'une facture ne suffit pas.
Il faut encore déterminer comment cette dépense doit être répartie.
Selon la nature de la charge et la situation de l'immeuble, la répartition peut notamment dépendre :
- d'une consommation individuelle ;
- de tantièmes ou d'une clé de répartition ;
- de la surface ou d'un autre critère pertinent lorsqu'il est applicable ;
- de la période pendant laquelle le logement ou le locataire est concerné.
Un logement vacant ne doit pas conduire automatiquement à faire supporter sa part aux autres locataires.
De même, le départ d'un locataire en cours d'année n'implique pas que toutes les dépenses annuelles soient systématiquement réparties par une simple règle de trois au nombre de jours.
Il faut d'abord regarder quelle dépense est répartie et selon quelle méthode.
4. Le départ du locataire n'empêche pas une régularisation ultérieure
Un locataire peut quitter son logement avant que toutes les dépenses de l'année soient définitivement connues.
Son départ ne fait pas disparaître les charges correspondant à sa période d'occupation.
Le bail peut donc être terminé alors que certaines opérations financières relatives à son ancienne période d'occupation restent encore à solder.
Et le dépôt de garantie ?
Dans un immeuble collectif, lorsque les comptes définitifs ne sont pas encore disponibles au départ du locataire, le bailleur peut, sous certaines conditions et lorsque la retenue est dûment justifiée, conserver provisoirement jusqu'à 20 % du dépôt de garantie dans l'attente de l'arrêté annuel des comptes.
Il s'agit d'un maximum, et non d'une retenue automatique de 20 %.
Cette retenue provisoire ne doit pas être confondue avec la régularisation définitive des charges.
5. Le propriétaire doit informer le locataire avant la régularisation
La régularisation ne devrait pas apparaître soudainement sur le compte du locataire sans explication préalable.
La chronologie est donc :
Ce délai permet au locataire de comprendre les sommes qui vont lui être imputées avant que la régularisation ne produise ses conséquences financières.
6. Les justificatifs doivent rester accessibles
Le décompte transmis au locataire explique le calcul.
Mais il ne remplace pas les pièces ayant permis de l'établir.
Pendant les six mois suivant l'envoi du décompte, les pièces justificatives doivent être tenues à la disposition du locataire dans des conditions normales.
Il peut notamment s'agir, selon les dépenses concernées, de factures, contrats, décomptes de consommation, documents du syndic ou documents fiscaux permettant de justifier les sommes retenues.
Cela ne signifie pas pour autant que toutes les factures doivent systématiquement être annexées au courrier de régularisation.
Le décompte et les pièces justificatives tenues à disposition répondent à deux fonctions différentes.
À la demande du locataire, le bailleur doit également transmettre le récapitulatif des charges du logement dans les conditions prévues par l'article 23.
7. Une régularisation tardive n'est pas nécessairement impossible
Le propriétaire doit normalement procéder à une régularisation annuelle.
Mais oublier ou retarder cette régularisation ne fait pas automatiquement disparaître toute créance.
Il faut notamment distinguer :
- l'obligation de régulariser annuellement ;
- les règles particulières applicables aux régularisations tardives ;
- et la prescription.
Cela ne signifie pas nécessairement que la dette initiale doit être artificiellement transformée en douze nouvelles dettes.
Le locataire doit pouvoir bénéficier de son droit de la régler progressivement par douzièmes.
Et la prescription ?
La prescription constitue une question différente.
Les actions dérivant du contrat de bail sont en principe soumises au délai prévu par l'article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989.
Une régularisation tardive ne doit donc pas être confondue avec une créance prescrite.
8. Une réclamation peut être exacte… et pourtant avoir été faite de manière fautive
La jurisprudence apporte ici une nuance particulièrement importante.
Dans une affaire jugée par la Cour de cassation le 21 mars 2012, une locataire avait demandé à plusieurs reprises la régularisation de ses charges sans obtenir de réponse.
Le bailleur avait maintenu pendant plusieurs années une provision très insuffisante avant de réclamer tardivement une régularisation portant sur cinq années et représentant plus du triple des sommes provisionnées.
La Cour a admis que la réclamation pouvait être juridiquement recevable et exacte dans son calcul, tout en considérant que, dans les circonstances de cette affaire, sa présentation tardive, brutale et déloyale constituait une faute dans l'exécution du contrat.
Cette décision rappelle surtout une chose simple :
Avoir le droit de réclamer une somme ne dispense pas d'exécuter loyalement le contrat.
9. Après la régularisation, faut-il modifier les provisions ?
La régularisation ne sert pas seulement à solder l'année passée.
Elle permet également de vérifier si les provisions demandées pour l'avenir restent réalistes.
Cela ne signifie pas que les charges deviennent définitivement égales à 80 € par mois.
Il s'agit toujours d'une avance.
La prochaine régularisation comparera à nouveau les provisions versées aux dépenses récupérables réelles.
10. Provision et forfait : deux mécanismes à ne pas confondre
Tout ce qui précède concerne le régime des provisions sur charges.
Lorsqu'un bail relève légalement d'un véritable forfait de charges, son fonctionnement est différent : le forfait n'est pas régularisé chaque année en comparant son montant aux dépenses réelles comme le serait une provision.
Le régime applicable doit donc être correctement identifié dès le bail.